DESA SUKARAPIH: TATA CARA ARSIP PEMDes

—

Oleh
TOHID, SE
Kaur Umum Desa Sukarapih

—

—TATA NASKAH ARSIP PEMERINTAHAN DESA

—

—TATA NASKAH DINAS

—Pemerintahan Desa adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia .

—Pemerintah Desa adalah Kepala Desa atau yang disebut dengan nama lain dibantu perangkat Desa sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Desa.

—Desa adalah desa dan desa adat atau yang disebut dengan nama lain, selanjutnya disebut Desa, adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus urusan pemerintahan, kepentingan masyarakat setempat berdasarkan prakarsa masyarakat, hak asal usul, dan/atau hak tradisional yang diakui dan dihormati dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia, dengan nama lain kampung dipapua dan gampong diaceh dsb.

—lanjutan

—Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

—Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.

—Tujuan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.

—Sasaran; terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis

—Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku di Kabupaten Kuningan saat ini adalah Peraturan Bupati Kuningan Nomor 42 Tahun 2012 tentang Ketentuan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kuningan.

—

—lanjutan

—Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis.

—Kop naskah dinas Pemerintah Desa adalah bagian teratas dari naskah dinas yang memuat sebutan dan lambang pemerintah Desa.

—Stempel pemerintah Desa adalah alat stempel atau cap yang dipergunakan untuk mensyahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh Kepala Desa dan atau sekretaris desa dilingkungan Pemerintah Desa.

—Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatanya.

—

—lanjutan

—Sampul naskah dinas adalah sampul alat pembungkus naskah dinas yang mempunyai kop sampul naskah dinas.

—Kop sampul naskah dinas adalah bagian teratas dari sampul naskah dinas yang memuat lambang pemerintah desa.

—Kop sampul naskah dinas pemerintah desa adalah bagian teratas dari sampul naskah dinas yang memuat sebutan nama pemerintah desa.

—

—lanjutan

—Pejabat (Pj) adalah pemegang jabatan kepala Desa untuk sementara waktu sampai dengan terpilih Kepala Desa yang dilantik oleh Bupati.

—Pelaksana Tugas (Plt ) adalah pejabat peleksana tugas yang ditetapkan dalam hal terdapat kekosongan jabatan struktural (berhalangan tetap dan belum ditetapkan pengangkatan pejabat oleh pejabat yang berwenang).

—Pelaksana harian ( Plh ) adalah pejabat pelaksana harian yang ditetapkan dalam hal pejabat struktural berhalangan sementara dan tidak dapat menjalankan tugas kedinasan karena kepentingan dinas lain, ijin cuti dan atau alasan lain yang serupa untuk jangka waktu sekurang-kurangnya 7 hari kerja.

—lanjutan

—Yang menjalankan tugas (Ymt) adalah pejabat yang menjalankan tugas yang ditetapkan dalam hal pejabat struktural berhalangan sementara dan tidak dapat menjalankan tugas kedinasan karena kepentingan dinas lainya,ijin cuti dan atau alasan lain yangh serupa untuk jangka waktu kurang dari 7 hari kerja.

—Pendelegasian wewenang penandatanganan naskah dinas adalah pemberian sebagian kewenangan dari pejabat atasanya kepada pejabat setingkat dibawahnya atau yang ditunjuk untuk menandatangani naskah dinas tertentu dan tanggung jawab sepenuhnya berada pada pejabat yang diberi delegasi.

—Jenis-jenis format naskah Dinas

—Peraturan Desa adalah ketentuan peraturan yang dibuat oleh badan permusyawaratan Desa (BPD) bersama Kepala Desa.

—

KABUPATEN.........

KECAMATAN.........

DESA.............

Jln... N0... Desa ..... Kec .... Telp..... Faks.....Kode Pos

PERATURAN DESA..................................................

NOMOR................TAHUN.....................

TENTANG

............................................................

.........................................................................

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA KUASA

KEPALA DESA...................

Menimbang : a.

Mengingat : 1.

3. dst b

Dengan persetujuan........................................................................................................

MEMUTUSKAN

Menetapkan : PERATURAN DESA.................................TENTANG.................................................................

BAB I

.............................................................................................................................................................................

Pasal

Ditetapkan di............................................

Pada tanggal..............................................

KEPALA DESA

—Keputusan Kepala Desa

—Keputusan Kepala Desa adalah Naskah Dinas yang dibuat dan dikeluarkan untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi atau mengadakan kebijaksanaan baru dan bersifat penetapan.

—Ciri-ciri

Materi yang bersifat penetapan yang dituangkan dalam diktum PERTAMA,KEDUA dan seterusnya dan penandatangananya dapat dimandatkan kepada Pimpinan Satuan Organisasi Perangkat Pemerintah Desa.

—

KABUPATEN.........

KECAMATAN.........

DESA.............

Jln... N0... Desa ..... Kec .... Telp..... Faks.....Kode Pos

PERATURAN DESA..................................................

NOMOR................TAHUN.....................

TENTANG

............................................................

.........................................................................

KEPUTUSAN KEPALA DESA....................................................

NOMOR :.......................TAHUN............................

TENTANG

...............................................

...................................................................

Menimbang : a.

Mengingat : 1.

3. dst b

MEMUTUSKAN

Menetapkan : ..................................................................................................................................................................................

BAB I

KESATU : .........................................................................................................................................................................................

KEDUA :..........................................................................................................................................................................................

KETIGA : ........................................................................................................................................................................................

Ditetapkan di............................................

Pada tanggal..............................................

KEPALA DESA..........................................

—Surat Dinas

—Surat Dinas adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kedinasan Pemerintah Desa yang ditujukan kepada instansi/pihak lain diluar pemerintah desa.

—

KABUPATEN.........

KECAMATAN.........

DESA.............

Jln... N0... Desa ..... Kec .... Telp..... Faks.....Kode Pos

Nama tempat................................................2012

Kepada

Yth

di..........................................................................

Nomor :

Sifat :

Lampiran :

Hal :

...........................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

Kepala Desa.....................................................

Nama lengkap

Tembusan :

—Surat Edaran

—Surat Edaran adalah Naskah Dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan atau petunjuk cara melaksanakan sesuatu ketentuan yang telah ada dan ditujukan kepada pihak lain.

—

KABUPATEN.........

KECAMATAN.........

DESA.............

Jln... N0... Desa ..... Kec .... Telp..... Faks.....Kode Pos

Nama tempat................................................2012

Kepada

Yth

di..........................................................................

Nomor :

Sifat :

Lampiran :

Hal :

SURAT EDARAN

...........................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................

Kepala Desa.....................................................

Nama lengkap

Tembusan :

—Surat Undangan

—Surat Undangan adalah Naskah Dinas yang merupakan pemberitahuan yang meminta kepada yang bersangkutan untuk datang pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan.

—

KABUPATEN.........

KECAMATAN.........

DESA.............

Jln... N0... Desa ..... Kec .... Telp..... Faks.....Kode Pos

Nama tempat................................................2012

Kepada

Yth

di..........................................................................

Nomor :

Sifat :

Lampiran :

Hal : UNDANGAN

.............................................................................................................................................................

................................................................ALINEAPEMBUKA.....................................................................................

Hari : ................................................

Tanggal : ..................................................

Waktu : .................................................

Tempat : .................................................

Acara : .................................................

.................................................................................................................................................................

.....................................................................alinea penutup.......................................................................................

Kepala Desa........................................

Nama lengkap

Tembusan :

—Surat Kuasa

—Surat Kuasa adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan dan tanda bukti yang berisi pemberian mandat, hak dan kewajiban serta wewenang dari pejabat yang memberi kuasa kepada pejabat yang diberi kuasa untuk bertindak dalam suatu urusan.

—

KABUPATEN.........

KECAMATAN.........

DESA.............

Jln... N0... Desa ..... Kec .... Telp..... Faks.....Kode Pos

SURAT KUASA

NOMOR.......................................................

Yang bertandatangan dibawah ini :

a. Nama :. .......................................................................................................................................

b. Jabatan : ........................................................................................................................................

c. NIP : ........................................................................................................................................

MEMBERI KUASA

Kepada :

a. Nama : ..............................................................................................................................................

b. Jabatan : ..............................................................................................................................................

c. NIP : ...............................................................................................................................................

Untuk :

......................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................

Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya

Nama tempat.............................................20

Yang diberi kuasa Yang Memberi kuasa

NAMA JABATAN KEPALA DESA

NAMA LENGKAP NAMA JABATAN

—Surat Perjanjian

—Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi suatu kesepakatan yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan perbuatan hukum yang telah disepakati bersama,contoh perjanjian sewa menyewa lahan, rumah dll.

—

KABUPATEN.........

KECAMATAN.........

DESA.............

Jln... N0... Desa ..... Kec .... Telp..... Faks.....Kode Pos

SURAT PERJANJIAN

NOMOR : ..........TAHUN ............

TENTANG

...........................................................................................

..................................................................................................................

Pada hari ......................, Tanggal ........................., Bulan ........................., dan Tahun ....................................................

Bertempat di .........................., kami yang bertandatangan di bawah ini :

1. .............................................. : .........................................................................................................................( PIHAK I )

2. ............................................... : ........................................................................................................................( PIHAK II )

.....................................................................................................................................................................................................

.....................................................................................

Pasal ....................................................

.....................................................................................................................................................................................................

PIHAK II PIHAK I

Ttd Ttd

Nama lengkap Nama lengkap

Pangkat Pangkat

NIP NIP

SAKSI-SAKSI :

1. ........................................................................................................( nama dan tanda tangan )

2. ........................................................................................................( nama dan tanda tangan )

—Surat Tugas

—Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat dari atasan kepada pihak bawahan untuk melaksanakan tugas tertentu.

—

KABUPATEN.........

KECAMATAN.........

DESA.............

Jln... N0... Desa ..... Kec .... Telp..... Faks.....Kode Pos

SURAT TUGAS

NOMOR : ..........TAHUN ............

...................................................................................................................................................................................................................................................................

MENUGASKAN

Kepada :

untuk ..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Dikeluarkan di ........................................

Pada tanggal ...........................................

Kepala Desa ..........................................

Nama lengkap

Tembusan :

—Berita acara

—Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas suatu kejadian, peristiwa,perubahan status dll, bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.

contoh: Berita acara hasil musyawaran desa, berita acara pilkades dll.

—

KABUPATEN.........

KECAMATAN.........

DESA.............

Jln... N0... Desa ..... Kec .... Telp..... Faks.....Kode Pos

BERITA ACARA

NOMOR : ...................................

TENTANG

...........................................................................................

..................................................................................................................

Pada hari ......................, Tanggal ........................., Bulan ........................., dan Tahun ................................................................................................................

....................................................................................................................... Kami masing-masing.

1. ...................................................................................................................................................................................................yang selanjutnya di sebut PIHAK I

( memuat Nama, NIP, Pangkat/Golongan, jabatan, dan alamat )

2. ............................................... : ............................................................................................................................................. Yang selanjutnya di sebut PIHAK II

( memuat Nama, NIP, Pangkat/Golongan, jabatan, dan alamat )

Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap ............................................. Untuk dipergunakan sebagaimana mestinya

PIHAK II PIHAK I

Ttd Ttd

Materai

Nama lengkap Nama lengkap

Dilakukan dihadapan,

Ttd

Nama lengkap

Pangkat

NIP

—Surat Keterangan

—Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti kebenaran sesuatu hal dilingkungan pemerintah desa.

contoh : Surat Keterangan Ijin Menikah, Surat Keterangan Catatan Kppolisian dll.

—

KABUPATEN.........

KECAMATAN.........

DESA.............

Jln... N0... Desa ..... Kec .... Telp..... Faks.....Kode Pos

SURAT KETERANGAN

NOMOR................/..................../......................

1. Yang bertandatangan dibawah ini :

a. Nama :. ...........................................................................................................................................................

b. Jabatan : ............................................................................................................................................................

dengan ini menerangkan bahwa :

Nama : ................................................................................................................................................

Umur : ..............................................................................................................................................

Kebangsaan : ...............................................................................................................................................

Agama :...............................................................................................................................................

Pekerjaan : ...............................................................................................................................................

Alamat :................................................................................................................................................

Bermaksud : ................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

2. Sehubungan dengan maksud yang bersangkutan, diminta agar .....................................................................................

dapat memberikan bantuan serta fasilitasnya.

3. Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya

Nama tempat, ....................................20

KEPALA DESA

( NAMA LENGKAP )

Tembusan :

—Pengumuman

—Pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan yang ditujukan kepada masyarakat umum atau kelompok masyarakat dilingkungan pemerintah desa .

Contoh : pengumuman pemasangan bendera pada peringatan hari kemerdekaan dll.

—

KABUPATEN.........

KECAMATAN.........

DESA.............

Jln... N0... Desa ..... Kec .... Telp..... Faks.....Kode Pos

PENGUMUMAN

NOMOR.......................................................

TENTANG

...........................................................................................................................................

............................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................................

Dikeluarkan di............................................

Pada tanggal ............................................

a.n KEPALA DESA

Sekretaris Desa

NAMA LENGKAP

—Laporan

—Laporan adalah Laporan adalah alat pemberitahuan atau pertanggungjabawan dari pejabat bawahan kepada atasan atau dari satu tim kerja yang disusun secara lengkap, sistematis dan kronologis

Contoh : laporan penyelenggaraan pemertintahan desa, laporan pertanggungjawaban Panitia Pemilihan Kelapa Desa (PPKD) , laporan tanah bengkok.

—

KABUPATEN.........

KECAMATAN.........

DESA.............

Jln... N0... Desa ..... Kec .... Telp..... Faks.....Kode Pos

LAPORAN

...................................................................................................

....................................................................................................

I. PENDAHULUAN

II. ISI LAPORAN

a. Data

b. Analisis

c. Evaluasi

III. KESIMPULAN SARAN

IV.PENUTUP

Nama tempat, ....................................20..............

KEPALA DESA

( NAMA LENGKAP )

—PENYUSUNAN NASKAH DINAS

—1. Penyusunan naskah

—Konsep naskah dinas disusun oleh Kepala Desa dan/atau perangkat desa sesuai dengan tugas dan fungsinya.

—Konsep naskah dinas yang disusun oleh perangkat desa harus mendapat persetujuan dari Kepala Desa

—Penyusunan konsep naskah dinas dilaksanakan secara cermat, teliti,runtut,logis, dan baku dengan mengacu pada ketentuan ini serta memperhatikan pengamanan naskah dinas dengan cara membubuhkan paraf pejabat yang membuat konsep.

—Pengklasifikasian informasi

—Pengklasifkasian informasi meliputi tingkat keaslian,bobot informasi, tingkat keamanan dan kecepatan penyampaian naskah dinas.

a. Tingkat keaslian

Asli adalah lembaran surat yang ditujukan kepada pihak lain sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju pada kepala surat atau lembaran surat yang dinyatakan sebagai syah.

—lanjutan

—Tembusan adalah lembaran penyampaian infornmasi kepada pihak lain yang mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan informasi surat sebagaimana dikomunikasikan oleh pihak pengirim surat

—Salinan adalah lembaran hasil penggandaan keseluruhan informasi surat yang dilegalisasi oleh sekretaris Desa.

—Petikan adalah lembar berisi sebagian ataupun beberapa kalimat yang diambil dari surat asli dan dilegalisasi oleh Sekretaris Desa.

—Bobot Informasi

—Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang informasinya mengandung hal-hal yang bersifat rutin

—Naskah Dinas penting adalah naskah dinas yang informasinya mengandung hal-hal yangbersifat strategis kebijaksanaan dan operasional.

—

—Tingkat keamanan naskah dinas

—Rahasia artinya naskah dinas dengan tingkat kemanan tertentu harus dijaga keamananya. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik) berwarna merah, pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat. Jika surat dinas tersebut dikopi, cap tingkat keamanan pada kopi harus dengan warna yang sama dengan warna pada cap surat asli.

—Biasa adalah naskah dinas yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

—Tingkat kecepatan penyampaian

—Amat segera (kilat) naskah dinas yang harus diselesaikan /dikirimkan /disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.

—Segera adalah naskah dinas yang harus diselesaikan /dikirim/disampaikan dalam waktu 2 kali 24 jam

—Biasa adalah naskah dinas yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut diterima oleh sekretaris desa sesuai dengan jadual perjalanan kurir, batas waktu paling lama 5 hari.

—Penggandaan

—Penggandaan /kopi naskah dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan ,dinyatakan dengan memberikan alamat dimaksud dalam tembusan. Kopi naskah dinas dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sbb :

—Kopi tembusan adalah kopi naskah dinas yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait.

—Kopi laporan adalah kopi naskah dinas yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang

—Kopi arsip/pertinggal adalah kopi naskah dinas yang disimpan untuk kepentingan pemeriksaan arsip.

—Tembusan naskah dinas disampaikan kepada unit kerja terkait.

—Sarana kelengkapan naskah dinas

—Kertas

—Surat berlambang Pemerintah Desa dicetak pada kertas HVS warna putih 70 gram atau maksimal 80 gram untuk kegiatan surat menyurat.

—Kertas HVS warna putih 70 gram atau maksimal 80 gram untuk penggandaan dan pelaporan

—Ukuran kertas HVS untuk korespondensi A4 (29x210mm) atau HVS Folio (210x330)

—Naskah dengan jangka waktu 10 tahun lebih atau bernilai guna permanen harus menggunakan kertas security serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (PH) 7 dengan berat 80 gram.

—Sampul naskah dinas

—Sampul naskah dinas SOPD berbentuk empat persegi panjang dan berwarna coklat.

—

—lanjutan

—Pengetikan

—Jenis huruf pica (mesin ketik manual)

—Times roman/arial ukuran 12 pt (komputer)

—Spasi 1-1,5 (sesuai kebutuhan)

—Warna tinta

—Untuk penulisan naskah dinas berwarna hitam

—Untuk penandatanganan naskah dinas dapat menggunakan warna hitam atau biru tua

—Untuk naskah dinas bersifat rahasia hanya menggunakan tinta berwarna merah

—Penggunaan lambang dan pemerintahan desa

—Penggunaan lambang

—Kop naskah dinas kepala desa menggunakan lambang kabupaten, berwarna hitam dan ditempatrkan dibagian kiri atas.

—Kop naskah dinas memuat tulisan nama kabupaten,nama kecamatan,nama desa,alamat,nomor telepon,nomor faksimili dan kode pos

—lanjutan

—Stempel pemerintah desa

—Bentuk

—Stempel pemerintah desa berbentuk lingkaran

—Stempel pemerintah desa terdiri atas

—Garis lingkaran

—Garis lingkaran tengah

—Garis lingkaran dalam

—Isi cap.

—lanjutan

—Warna stempel

—Tinta stempel berwarna ungu

—LANJUTAN

—Kewenangan penggunaan stempel pemerintah desa adalah dilingkungan pemerintah desa yang berhak menggunakan stempel adalah Kepala Desa dan sekretaris desa.

—Kewenangan dan pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas

—Naskah dinas dilingkungan pemerintah desa ditandatangani oleh kepala desa

—Kewenangan penandatanganan naskah dinas dapat dilimpahkan kepada pejabat setingkat dibawahnya.

—Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas dengan menggunakan atas nama (an).

—contoh

—A.n. Kepala Desa................................................

— Sekretaris Desa.................................

ttd

Nama pejabat

•

—RIA IRAWAN

ELVI SUKAESIH

CUKUP SEKIAN

DAN

TERIMA KASIH

—

DESA SUKARAPIH

Selasa, 26 Mei 2015

TATA CARA ARSIP PEMDes

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

SILAHKAN LIHAT Desa Kami